Ementa

Texto Integral

Resolução Nº XXX, DE 07 DE AGOSTO DE 2024

Dispõe sobre a criação da Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD, no âmbito do Poder Legislativo.

ÂNGELO BERNADINO MENDONÇA JÚNIOR, PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE RONDONÓPOLIS, usando das atribuições que lhe são conferidas por Lei e seguindo as instruções do REGIMENTO INTERNO (Resolução 376 - de 28 de dezembro de 2001) desta Casa de Leis, promulgo a seguinte RESOLUÇÃO:

CAPITULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

CONSIDERANDO o dever do Poder Legislativo Municipal promover a gestão de documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO o dever do Legislativo na gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO a necessidade urgente de se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da Câmara Municipal de Rondonópolis, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional;

CONSIDERANDO que o Município de Rondonópolis definiu os critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais e em cada órgão e entidade da Administração Pública Municipal, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo público, de acordo com a LEI Nº 10.301, DE 10 DE JUNHO DE 2019;

CONSIDERANDO que o Art. 31, da mesma Lei, determina que em cada órgão e entidade da Administração Pública Municipal deverá ser constituída de uma Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD), que terá a responsabilidade de realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, os quais deverão integrar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo desse órgão ou entidade.

Art. 1º. Fica instituída a Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, no âmbito do Poder Legislativo.

Art. 2º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos estará vinculada à Secretaria Legislativa da Presidência da Câmara Municipal.

CAPITULO II

DA COMPOSIÇÃOE REPRESENTATIVIDADE DA COMISSÃO

Art. 3º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta, preferencialmente em número ímpar, designados pela Presidência da Câmara Municipal e será integrada por servidores das seguintes áreas:

I - Servidores efetivos com formação em Arquivologia ou História;

II - Servidores efetivos com formaçãoem Direito, responsável pela análise do valor legal dos documentos;

III - Servidores efetivos da área de Administração e Finanças;

IV - Servidores efetivos com formação na área de história, ciências sociais ou sociologia.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentosserá composta por:

I – Presidente;

II – Secretário;

III – Secretário Adjunto;

IV – Membros efetivos.

§ 1º A Presidência da Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos será do servidor da Câmara Municipal de Rondonópolis, arquivista ou responsável pelos serviços arquivísticos, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por igual período.

§ 2º Os secretários deverão ser membros efetivos da Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos, indicados pelo presidente.

§ 3º O exercício dos membros da Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos será de 2 (dois) anos, podendo haver recondução por igual período.

Art. 5º. Serão representadas na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I - Secretaria de Administração;

II – Secretaria Legislativa de Gestão de Pessoas;

III – Secretaria Legislativa Institucional;

IV - Secretaria Legislativa de Finanças e Orçamento;

V –Escola do Legislativo.

CAPITULO III

DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DA COMISSÃO

Art. 6º. São atribuições da Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos:

I - Realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção da documentação produzida recebida e acumulada no seu âmbito de atuação, com vistas ao estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação final de documentos de arquivo;

II - Analisar a existência de ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Câmara Municipal figure como autora ou ré;

III - Elaborar e atualizar Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-fim das Secretarias Legislativas, bem como, propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação;

IV - Orientar quanto à aplicação dos planos de classificação e das Tabelas de Temporalidades;

VII - Manter intercâmbio com outras comissões ou grupos de trabalhos, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços, bem como encadear ações;

VII - Coordenar o processo de transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público Legislativo, quando for o caso.

§ 1º Para proceder à identificação dos conjuntos documentais a serem analisados caberá à Comissão indicar a equipe que procederá à identificação desses conjuntos documentais.

§ 2º Para o cumprimento de suas atribuições, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convocar especialistas e ou colaboradores de outras áreas que possam assessorar e/ou contribuir com subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho em caráter eventual.

§ 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá anexar aos documentos, o parecer, aprovando a temporalidade e destinação dos documentos, bem como a pertinência das referências legais constantes na Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 4º O encaminhamento dos documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será realizado através de Memorandos, instrumento de comunicação administrativa entre setores desta Casa.

§ 5º A análise dos Documentos, de que trata esta Resolução, observará a consistência técnico-arquivística do trabalho realizado e não os prazos nele estipulados.

§ 6º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos após análise, irá emitir parecer conclusivo e,após a aprovação deverá ser providenciada a publicação no Diário Oficial do Município.

CAPITULO IV

DOS CASOS OMISSOS E ATOS COMPLEMENTARES

Artigo 7º - As dúvidas e os casos omissos surgidos na execução desta Resolução serão dirimidos por ato administrativo da Secretaria Legislativa da Presidência, observando-seosprocedimentosprevistosnaLeinº10.301, de 10 de junho de 2019.

Artigo 8º - A Secretaria Legislativa da Presidência emitirá atos complementares que se fizerem necessários à execução desta Resolução.

Artigo 9º - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Gabinete da Presidência da Câmara Municipal

Rondonópolis/MT, 07 de agosto de 2024; 107º da Fundação

e 69º da Emancipação Política.

JUNIOR MENDONÇA

Presidente